社内ヘルプデスク向けFAQボット社員の「ちょっと確認」に、
担当者より先に、
社内FAQが答える。

特許取得第7823852号

有給の取り方、経費の締め日、PCのパスワード。社員が毎日のように聞く質問への答えを、就業規則やマニュアルからAIが書き起こします。社員に表示されるのは、人事・総務・情シスが目を通して承認した回答だけ。規程と食い違う案内を出さずに、担当者が同じ説明をくり返す時間を減らせます。

今ある資料から、そのままつくれます

就業規則.pdf
経費精算マニュアル.docx
PC・アカウント手順書.pptx

資料をダウンロード規程でのデモを依頼する

オフィスの自席で、ノートパソコンを見て納得した表情を浮かべる社員 — ※写真と画面はイメージです。

About

社内ヘルプデスク向けFAQボットは、どんな仕組み？

社内ヘルプデスク向けFAQボットは、社員の「これ、どうすれば？」に、社内規程やマニュアルにもとづく決まった答えを返す、社内専用のFAQ窓口です。答えのもとになるQ&Aは、AIが社内資料から書き起こし、人事・総務・情報システムの各担当者が内容を確認してから社内に公開します。社員は規程の正式な用語を知らなくても、思いついた言葉から質問を選ぶだけで答えにたどり着けます。

担当部門規程やマニュアルを登録し、AIがつくったQ&Aを確認する
FAQボット社内ポータルなどで、承認済みのQ&Aを社員に案内する
社員担当者に聞く前に、キーワードを入れて自分で調べる

社内FAQに載せる質問、載せない質問

社内の問い合わせは、答え方で3つに分けられます。FAQボットに載せるのは、規程やマニュアルで答えが決まっている質問です。

FAQボットで答える
規程やマニュアルで、答えが決まっている質問
- 慶弔休暇は何日取れる？
- 名刺はどこで頼める？
- VPNの初期設定はどこでする？
このページのFAQボット担当部門が承認したQ&Aを、候補から選ぶだけで表示します。
資料を検索して答える
資料のどこかに書いてある、幅広い質問
- 出張精算で気をつけることをまとめて知りたい
- 新しい経費ルールの変更点を知りたい
資料検索型のAIチャット（RAG）登録した資料から回答をつくり、参照元を示します。chai+ FAQボットも、Q&Aにない質問はこの方法で答えます。社内ヘルプデスク向けAIチャット
担当者が対応する
個別の事情で、判断が必要な相談
- 家庭の事情で勤務時間を変えたい
- 評価の結果について相談したい
人事・総務・情シスの担当者FAQで解決しなかった質問と相談に、集中して対応できます。

FAQボットの機能と特許の仕組みを見る

Problem

社内FAQやAIチャットがあっても、担当者に確認が来るのはなぜ？

答えが見つからない、見つけた情報が古い、念のため担当者に確かめておきたい。社員がそう感じると、しくみを用意していても、問い合わせは担当者に戻ってきます。担当者は1件数分の対応のために、そのつど自分の仕事を中断することになります。

いま社内FAQがあっても届く、人事担当者へのチャット

営業部9:03
お疲れさまです。時間単位の有給って、うちの会社にありましたっけ？
開発部9:41
子どもが生まれたら、扶養の手続きは何が必要ですか？
経理部11:20
祖母の葬儀で休みたいのですが、特別な休暇はありますか？
営業部13:05
引っ越したので住所変更をしたいです。どこから申請すれば…
企画部15:32
在宅勤務の日の通勤手当って、どうなりますか？

導入後決まった答えのある質問は、社内FAQへ

営業部
時間単位の有給って、うちの会社にありましたっけ？
FAQで解決
開発部
子どもが生まれたら、扶養の手続きは何が必要ですか？
FAQで解決
経理部
祖母の葬儀で休みたいのですが、特別な休暇はありますか？
FAQで解決
営業部
引っ越したので住所変更をしたいです。どこから申請すれば…
FAQで解決
企画部15:32
来月から時短勤務にしたいのですが、相談できますか？
担当者が対応

※やり取りはイメージです。

社員が担当者に直接聞いてしまう、3つの本音

規程のどこに書いてあるのか、
わからない

規程にあるのは「慶弔休暇」でも、社員が知りたいのは「祖母の葬儀で休めるか」。社内FAQがあっても、正式な用語を知らなければ、検索欄に何を入れればよいかもわかりません。

思いついた言葉を入れると、近い質問が候補に並ぶ。用語を知らなくても選べる
前に見たページの情報が、
古かった

改定のたびに社内FAQを書き直すのは手間がかかり、後回しになりがち。一度古い情報を見た社員は、次から担当者に確かめるようになります。

改定後の規程からQ&Aを書き起こし直し、確認を通ったものだけを載せる
念のため、
担当者にも確かめておきたい

休暇の日数や給与のように間違えられない話は、資料から組み立てられた説明よりも、担当部門が確認した決まった答えのほうが安心できます。確認済みだとわからない答えでは、結局は担当者に確認が来ます。

担当部門が確認した文面を、だれにでも同じように表示する

Example

規程の言葉を、社員の言葉に置き換える

規程やマニュアルは正確でも、社員がふだん使う言葉では書かれていません。AIは条文を読み、社員が実際に口にしそうな聞き方で質問をつくります。回答は条文にもとづき、担当部門の確認を経て公開されます。

人事就業規則.pdf　第24条（慶弔休暇）

就業規則の慶弔休暇の条文から生成されたQ&Aの例
規程の記載	社員の聞き方でつくった質問	担当部門が確認した回答
（4）祖父母・兄弟姉妹が死亡したとき　2日	祖母の葬儀で休みたいのですが、特別な休暇はありますか？	祖父母が亡くなった場合は、2日の慶弔休暇を取得できます。
（1）本人が結婚するとき　連続5日 2　慶弔休暇は有給とする。	結婚したら、休みは何日もらえますか？給料は減りますか？	本人の結婚では、連続5日の慶弔休暇（有給）を取得できます。休暇中も給与は減りません。
取得する場合は、事前に所属長を経て人事部に届け出なければならない。	慶弔休暇は、だれに申請すればいいですか？	事前に所属長に伝えたうえで、人事部に届け出てください。

総務総務ハンドブック.docx　3. 備品の購入・各種申請

総務ハンドブックの備品の購入の項目から生成されたQ&Aの例
規程の記載	社員の聞き方でつくった質問	担当部門が確認した回答
1件1万円未満の事務用品は、各部署の予算の範囲で、購買システムから注文できる。	ボールペンやクリアファイルは、どうやって頼めばいいですか？	1件1万円未満の事務用品は、部署の予算の範囲で購買システムから注文できます。
1万円以上の物品、または家具・什器を購入する場合は、事前に総務部の承認を得る。	モニターを買いたいのですが、自分で注文していいですか？	1万円以上の物品は、注文の前に総務部の承認が必要です。
名刺は社内ポータルの「名刺申請」から発注する。納品までは5営業日程度かかる。	名刺が切れそうです。どこで頼めて、何日で届きますか？	社内ポータルの「名刺申請」から発注できます。届くまでは5営業日ほどです。

情シスPC・アカウント手順書.pptx　12ページ「社外からの接続」

PC・アカウント手順書の社外からの接続の項目から生成されたQ&Aの例
規程の記載	社員の聞き方でつくった質問	担当部門が確認した回答
社外から社内システムを使うときは、VPNに接続してから利用する。接続できないときは、PCを再起動してから再度接続する。	自宅だと、勤怠システムが開けません。	社外から使うときは、先にVPNに接続してください。つながらないときは、PCを再起動してからもう一度接続します。
私物のPC・スマートフォンから社内システムに接続してはならない。	私用のスマホで、社内のシステムを見てもいいですか？	私物のPCやスマートフォンからの接続は禁止されています。会社が貸与した端末を使ってください。
VPNの初回設定は、社内のネットワークに接続した状態で行う。	新しいPCのVPN設定、家でやってもいいですか？	初回の設定は、会社のネットワークにつないだ状態で行ってください。

※架空の会社の規程を使った例です。実際にできるQ&Aは、読み込む資料によって変わります。回答には、引用元の資料名と箇所が付きます。

Update

規程が改定されたら、社内FAQはどう更新する？

改定後の規程を登録し直し、AIが書き起こし直したQ&Aを担当部門が確認して承認します。施行日までに承認を済ませておけば、施行日の朝から新しい規程に沿った答えを返せます。

3/25改定版が確定

改定後の規程を登録する

新しい版のファイルを登録し、改定前のファイルと入れ替えます。古い版を残さないことで、改定前の内容が答えに混ざりません。
3/26Q&Aを書き起こし直す

FAQを再生成する

改定後の規程から、AIが質問と回答をつくり直します。かかる時間は資料の量により、数分〜数十分です。
3/27〜担当部門が確認

変わった条文を中心に読む

改定された条文に関わるQ&Aを中心に読み、言い回しを整えて承認します。人事の規程なら人事、ITの手順なら情シスが確認します。
4/1施行日

新しい規程で答える

承認したQ&Aだけが社内のFAQボットに並びます。社員は施行日から、改定後のルールに沿った答えを受け取れます。

Comparison

共有フォルダ、社内FAQ、AIチャット、FAQボット。どう使い分ける？

社員が社内のルールや手順を調べる4つの方法を比べました。どれか1つが優れているのではなく、質問の種類によって向き不向きがあります。

共有フォルダ・社内Wiki、手作業の社内FAQ、資料から回答を生成するAIチャット、chai+ FAQボットの比較（○：できる、△：条件つき、×：難しい）と、それぞれに向いている使い方
比べる点	共有フォルダ・社内Wiki	手作業の社内FAQ	AIチャット（資料から回答を生成）	chai+ FAQボット
用語を知らなくても探せる	△ファイル名や目次を知っている人向け	△登録した言い回しでないと見つからない	○文章で聞ける	○思いついた言葉から質問を選べる
規程どおりの答えが返る	○原文なので正確	△書いた時点では正確	△資料にもとづくが、文面は毎回つくられる	○確認済みの文面がそのまま出る
すぐ答えにたどり着ける	×条文を読んで解釈する必要がある	○見つかればすぐ読める	△回答の文章ができるまで待つ	○候補を選んだ時点で表示
改定に追いつける	○ファイルを差し替える	×関係するQ&Aを探して書き直す	○資料を差し替える	○差し替えて再生成し、確認する
向いている使い方	原文をそのまま確かめたいとき	質問が少なく、改定もまれなとき	資料の幅広い内容を調べたいとき	規程どおりの答えを、毎回同じに返したいとき

キーワードから候補の質問を示し、選ばれた質問に登録済みの回答を返す仕組みは、デフィデ株式会社が特許を取得しています（特許第7823852号）。

Security

導入の前に、情シスから聞かれる5つのこと

社内の規程や手続きを扱うため、公開範囲・ログインの方法・データの扱いは、導入前に必ず確認されます。よく聞かれる順にお答えします。

社外の人から見られない？: Q&Aごとに公開範囲を設定でき、社内向けのQ&Aを社外に出さずに管理できます。IPアクセス制限で、会社のネットワークなど許可した場所からの利用に絞ることもできます。
社員のアカウントでログインできる？: SSO（シングルサインオン）に対応しています。
入力内容や規程のファイルは、AIの学習に使われない？: 使われません。社員の入力内容も、登録した資料も、ほかの目的には使いません。
提供会社のセキュリティ体制は？: 運営会社のデフィデ株式会社は、ISMS（ISO/IEC 27001）とプライバシーマーク（JIS Q 15001）を取得しています。取得している認証
どのプランで使える？: FAQ自動生成は、chai+ のUltra版・Enterprise版の機能です。プランと料金

Before you start

最初の社内FAQは、どの質問から作る？

すべての規程を一度にFAQにする必要はありません。次の3つの手順で最初に載せる質問を決めると、社員にも担当者にも効果が見えやすくなります。

公開したあとは、問い合わせログでFAQにない質問を確かめ、よく聞かれるものからQ&Aを足していきます。

導入効果を試算する

1

よく聞かれる質問を10件書き出す

社内チャットやメールの1〜2週間分から、同じ内容の質問を多い順に並べます。
2

規程で答えが決まっているものを選ぶ

答えが規程やマニュアルに書いてある質問をFAQにします。個別の事情で判断が必要な相談は、担当者の対応に残します。
3

元になる資料の最新版をそろえる

答えが載っている規程やマニュアルの、最新の版を用意します。近く改定される規程は、施行日も確認しておきます。

Case study

社内ヘルプデスクでの活用事例

業務用カラオケ事業ほか

株式会社第一興商

店舗から本部への問い合わせ対応を、社内資料にもとづくAIの回答で自動化

課題: 店舗から本部に寄せられる問い合わせへの対応工数と、社内ドキュメントの探しにくさ
重視した点: 回答の精度、学習のさせやすさ、学習していない一般論で答えないこと、運用の負荷
導入後: 既存の社内資料を学習させるだけで、特別な調整をせずに実用レベルで活用

※chai+の資料検索型AIチャット（RAG）として導入いただいた事例です。

インタビューを読む

FAQ

社内ヘルプデスクへの導入でよくある質問

社内FAQボットと、資料を検索して答えるAIチャットは、どう使い分ければよいですか？

休暇の日数や申請先のように、規程で答えが決まっている質問はFAQボット、資料のどこかに書いてある内容を幅広く調べたいときは、資料を検索して答えるAIチャット（RAG）が向いています。chai+ FAQボットは、Q&Aにない質問には登録した資料から答えるため、1つで両方の使い方を始められます。

社内FAQはどうやって作ればよいですか？

就業規則やマニュアルなど、今ある資料をアップロードすると、AIが社員の聞きそうな質問と回答の案を書き起こします。担当部門が内容を確かめて承認すれば、そのまま社内FAQとして公開できます。聞かれそうな質問を洗い出す作業や、回答の原稿を書く作業はいりません。

社内FAQには、どんな質問を載せればよいですか？

規程やマニュアルに答えが書いてあり、何度も聞かれる質問から載せます。社内チャットやメールの1〜2週間分から、多い質問を10件ほど書き出すと、最初に作るQ&Aが決まります。個別の事情で判断が必要な相談は、FAQには載せず担当者が対応します。

人事・総務・情報システムで、FAQボットを別々に用意する必要がありますか？

1つのFAQボットに、各部門の資料からできたQ&Aをまとめて載せられます。社員は部門を意識せずにキーワードで探せます。Q&Aには引用元の資料名が付くため、どの部門が確認すべきQ&Aかもすぐにわかります。

規程と食い違う答えを、社員に伝えてしまわないか心配です。

社員が候補の質問を選んだときに表示されるのは、担当部門が確認して承認した回答の文面そのものです。だれが聞いても同じ答えが返るため、聞き方によって内容が変わることはありません。

就業規則が改定されたら、社内FAQも作り直しになりますか？

改定後の規程を登録し直せば、AIがQ&Aを書き起こし直します。担当部門はその内容を確認して承認するだけなので、変わった箇所を探して手で書き換える必要はありません。施行日までに承認しておけば、施行日から新しい規程に沿った答えを出せます。

社外の人に見られないようにできますか？

できます。Q&Aごとに公開範囲を設定でき、社内向けのQ&Aを社外に出さずに管理できます。chai+はSSO（シングルサインオン）とIPアクセス制限にも対応しているため、社員のアカウントや会社のネットワークからの利用に絞れます。

過去の社内問い合わせの記録も、FAQの元にできますか？

できます。ExcelやCSVにまとめた問い合わせの記録も、規程やマニュアルと同じように読み込めます。このほかWord・PDF・PowerPointのファイルや、WebサイトのURLにも対応しています。

Q&Aを用意していない質問には、どう答えますか？

登録してある規程やマニュアルから該当する箇所を探して答え、資料名と箇所を示します。どんな質問が来たかは問い合わせログで確認できるので、何度も来る質問はQ&Aとして承認しておくと、次からは候補から選べるようになります。

社員の入力内容や社内規程のファイルは、AIの学習に使われますか？

どちらも使われません。社員が入力した内容も、登録した規程やマニュアルも、AIの学習を含むほかの目的には使いません。運営会社のデフィデ株式会社は、ISMS（ISO/IEC 27001）とプライバシーマーク（JIS Q 15001）を取得しています。

FAQ自動生成は、どのプランで使えますか？

chai+のUltra版とEnterprise版で使えます。各プランの料金は、料金プランのページでご確認ください。

就業規則とマニュアルを、
社員が自分で引ける答えに。

サービス資料では、FAQ自動生成の流れと料金をまとめています。
お手元の規程やマニュアルを使ったデモや、社内だけに公開する設定のご相談も受け付けています。